Manajemen waktu adalah cara yang dilakukan untuk mengatur ataupun mengendalikan waktu secara efisien. Kemampuan dalam memanage waktu dengan baik memungkinkan Anda bisa menyelesaikan pekerjaan maupun tugas secara tepat waktu setiap harinya. Hal ini tentunya memberikan manfaat seperti bisa mengurangi stres, meningkatkan produktivitas ataupun menciptakan keseimbangan di antara pekerjaan maupun kehidupan pribadi.
Dalam pelaksanaannya, mengatur waktu memerlukan alat ataupun teknik tertentu. Contohnya Anda perlu menuliskan daftar tugas atau to do list. Selain itu Anda juga bisa menetapkan prioritas dan juga menghindari penyebab pemborosan waktu.
Strategi Manajemen Waktu yang Efektif
Work-life balance menjadi salah satu konsep yang dianggap mustahil untuk direalisasikan. Hal tersebut karena banyak orang yang mulai kesulitan untuk bisa mencapai keberhasilan salah satunya baik itu pekerjaan ataupun kehidupan pribadi.
Apabila masalah profesional serta personal mulai kacau, hal ini tentu bisa berdampak pada kesehatan mental dan juga fisik. Oleh karena itu Anda perlu memanage waktu dengan melakukan berbagai strategi yang dianggap efektif. Apa saja itu simak informasinya di bawah ini.
1. Membuat Daftar Tugas
Perencanaan akan mempermudah dalam menentukan tugas mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu. Dengan melakukan perencanaan, Anda juga tidak membutuhkan waktu lagi yang terbuang percuma hanya untuk memikirkan tugas mana yang selanjutnya perlu dilakukan.
Jadi langkah pertama yang bisa Anda lakukan dalam manajemen waktu yang efektif adalah dengan membuat daftar tugas yang perlu diselesaikan. Hal ini akan membantu untuk melihat secara lebih jelas tentang pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan serta dilakukan untuk menghindari lupa maupun terlewatnya tugas-tugas penting.
2. Menentukan Prioritas
Setelah membuat daftar tugas selanjutnya Anda bisa menentukan prioritas pada setiap tugas tersebut. Utamakan untuk melakukan tugas yang paling penting maupun mendesak terlebih dahulu. Kemudian baru sisihkan waktu untuk tugas lainnya dengan skala prioritas yang lebih rendah.
Lihat juga : Tips Menjaga Kebersihan Serta Kesehatan Gigi dan Mulut
3. Melakukan Pareto Principle
Strategi selanjutnya Anda bisa melakukan Pareto Principle yaitu salah satu trik yang dapat dilakukan dengan membuat aturan 80-20. Artinya Anda bisa melakukan 80% kegiatan untuk melakukan sebuah upaya sementara 20% sisanya merupakan hasil terhadap upaya yang dilakukan tersebut.
Apabila dimisalkan sebuah penjualan maka 80% tersebut adalah penjualan yang didapat dari 20% pelanggan. Setelah itu Anda dapat melakukan analisis untuk memanage waktu dari tujuan yang diinginkan.
Secara umum teknik Pareto Principle ini bisa membantu Anda dalam menentukan maupun memprioritaskan tugas yang memiliki dampak tertinggi dengan demikian produktivitas Anda bisa meningkat setiap hari.
Selain meningkatkan produktivitas, teknik ini juga bisa membantu Anda dalam pengambilan keputusan terbaik yang dilakukan selama proses pemecahan masalah. Saat ada banyak penyebab yang beragam pada satu masalah, prinsip ini bisa membantu Anda memprioritaskan solusikan.
Biasanya langkah yang diambil dengan teknik ini yaitu melakukan identifikasi masalah yang dialami lalu mengidentifikasi penyebab masalahnya. Selanjutnya mengelompokkan masalah pada kelompok yang sama dan menetapkan nilai pada setiap masalah tersebut sesuai dengan dampaknya terhadap bisnis. Langkah yang terakhir yaitu mengembangkan rencana supaya fokus terhadap 20% masalah paling atas yang bisa berdampak pada bisnis Anda.
Keuntungan menggunakan teknik ini yaitu bisa memberikan dampak yang maksimal meski dilakukan kerja seminimal mungkin. Hal tersebut memungkinkan pekerjaan Anda ataupun dengan tim bekerja lebih efisien serta tetap fokus terhadap inisiatif tertentu. Prinsip ini juga membantu Anda dalam meningkatkan metrik pada waktu yang lebih singkat dengan menentukan prioritas inisiatif pada urutan yang tepat.
4. Menghindari Penundaan
Strategi selanjutnya jangan pernah mencoba untuk menunda-nunda pekerjaan. Usahakan Anda bisa menyelesaikan tugas secara tepat waktu. Penundaan ini hanya meningkatkan stres serta tugas menjadi lebih menumpuk lagi.
Bayangkan ketika Anda menunda satu pekerjaan yang seharusnya sudah selesai hari itu juga. Kemudian datang tugas lainnya yang mengharuskan Anda menyelesaikan hal tersebut dengan cepat. Pada akhirnya Anda membutuhkan ekstra tenaga dan ekstra waktu untuk menyelesaikan kedua tugas tersebut.
Padahal jika Anda tidak menundanya, Anda bisa menyelesaikan tugas baru dengan waktu yang lebih senggang. Berdasarkan beberapa penelitian disebutkan bahwa terdapat tujuh pemicu yang bisa membuat Anda enggan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Pertama bisa disebabkan karena tugas yang dikerjakan membuat frustrasi, terlihat membosankan atau bahkan sulit untuk diselesaikan.
Selain itu tugas yang harus diselesaikan juga dianggap tidak jelas, tidak terstruktur ataupun tidak bermanfaat. Hal yang terakhir yaitu tugas tersebut dinilai tidak berarti untuk kepentingan pribadi. Itulah beberapa pemicu mengapa seseorang enggan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Anda tentu setuju dengan hal tersebut dan Anda mungkin pernah merasakan salah satunya. Untuk mengatasi hal tersebut Anda bisa mengikuti beberapa tips di bawah ini.
– Ubah mindset mengenai hal yang bisa memicu penundaan
Setelah mengetahui apa saja hal-hal yang dapat memicu penundaan kini Anda bisa mengubah cara berpikir terhadap tugas yang Anda kerjakan. Ubahlah cara berpikir dan tumbuhkan niat pada diri Anda. Jika tidak ada niat Anda tidak bisa mengubah diri Anda sendiri.
Kebiasaan menunda tidak bisa diselesaikan dari pengaruh luar apabila diri Anda tidak berniat menghindari penundaan tersebut. Pada proses memperbaiki diri ini mungkin di tengah-tengah Anda akan mengalami penolakan diri sebab diri Anda akan merasa bahwa penundaan ini tidak selalu membuat diri Anda rugi. Namun ketika mendekati deadline Anda akan merasa terburu-buru meski selama ini Anda tidak pernah terlambat mengumpulkan pekerjaan.
Jika Anda masih merasa seperti itu jauhi pemikiran tersebut Anda memang cekatan apabila selama deadline tidak pernah terlambat mengumpulkan pekerjaan tetapi Anda juga perlu mengingat bahwa jika Anda tidak menunda sebuah pekerjaan maka Anda bisa mempunyai hidup yang lebih produktif.
– Melakukan tugas berdasarkan batas kemampuan
Hal selanjutnya yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan tugas sesuai dengan batas kemampuan yang Anda miliki. Contohnya ketika Anda harus membaca buku yang bisa mendukung perkerjaan yang Anda lakukan, apakah Anda bisa fokus membaca selama 1 jam?
Jika tidak maka Anda bisa mengurangi waktu menjadi separuhnya. Apabila hal tersebut masih belum berhasil juga maka Anda bisa mengurangi sampai batas di mana Anda merasa fokus dan nyaman melakukan tersebut secara konsisten.
Lihat juga : Panduan Memulai Rutinitas Olahraga untuk Pemula
– Buatlah deadline palsu
Tips selanjutnya supaya Anda tidak menunda sebuah pekerjaan adalah dengan membuat deadline palsu. Dengan memajukan deadline akan membuat Anda terdorong melakukan pekerjaan tersebut. Hal tersebut karena salah satu hal yang menyebabkan Anda menunda-nunda pekerjaan yaitu waktu deadline yang masih lama.
Hal ini membuat Anda berpikir bahwa Anda masih mempunyai banyak waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut. Namun apa yang akan terjadi apabila tiba-tiba terdapat pekerjaan atau tugas yang tidak terduga. Oleh karena itu ada baiknya jika Anda memajukan deadline supaya Anda bisa menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan lebih tenang.
5. Menghindari Multitasking
Cobalah untuk fokus terhadap satu tugas pada satu waktu saja dibandingkan mencoba melakukan berbagai hal secara sekaligus. Melakukan pekerjaan semuanya secara sekaligus kerap kali akan membuat Anda kurang efisien hingga rentan menimbulkan masalah.
Kebanyakan orang berpikir bahwa seseorang yang multitasking dalam melakukan pekerjaan dianggap hebat. Padahal multitasking ini dinilai tidak baik dan justru harus Anda waspadai. Multitasking ternyata dapat meningkatkan risiko depresi hingga kecemasan sosial.
Dengan melakukan semua pekerjaan secara sekaligus akan membuat otak bekerja terlalu keras hingga akhirnya membuat Anda stres. Stres yang berlebihan akan memicu perubahan hormon yang bisa berpengaruh terhadap suasana hati maupun emosi.
Hal lain yang mungkin tidak Anda ketahui dibalik multitasking yaitu berdampak negatif pada penurunan IQ. Berdasarkan penelitian yang dilakukan University of London menyebutkan bahwa multitasking dapat menurunkan IQ seseorang setidaknya sebanyak 15 poin.
Penurunan ini disebabkan karena gangguan fungsi otak sehingga otak kurang mampu dalam memproses informasi dengan baik. Selain itu multitasking juga membuat Anda menjadi tidak produktif. Hal tersebut karena adanya multitasking juga membuat Anda lebih sering melakukan kesalahan sehingga akan membuat Anda harus mengulang pekerjaan yang sebelumnya sudah dikerjakan.
6. Berikan Waktu Istirahat
Hal terpenting yang terkadang suka dilupakan kebanyakan orang adalah berikan waktu istirahat. Dalam mengatur waktu supaya lebih efisien Anda juga perlu menyisihkan waktu untuk beristirahat serta mengisi ulang energi. Hal ini bisa memberikan dampak yang baik karena akan membantu Anda menjaga konsentrasi maupun produktivitas.
Istirahat yang dimaksud di sini adalah rehat sejenak dari semua pekerjaan yang sedang dikerjakan. Istirahat memang tidak melulu tentang tidur, Anda juga bisa rehat dengan melakukan berbagai hal yang Anda sukai untuk mengistirahatkan pikiran contohnya mendengarkan musik.
Hal tersebut karena melakukan hobi juga efektif meningkatkan produksi endorfin dan menenangkan ketegangan otak akibat stres berlebih. Namun memang ada baiknya istirahat yang dimaksud adalah tidur sejenak.
Dengan tidur sebentar akan membuat Anda lebih fresh dan tubuh Anda terrecharge. Dengan demikian waktu Anda tidak terbuang dengan percuma dan selanjutnya Anda dapat melanjutkan pekerjaan yang dikerjakan.
7. Melakukan Olahraga Secara Rutin
Selain istirahat, olahraga secara rutin juga terbukti efektif dapat mengurangi stres. Tak perlu lama-lama, dengan berolahraga secara rutin akan membuat Anda bahagia karena hormon endorfin yang dihasilkan. Tak lupa konsumsi juga berbagai jenis makanan sehat seperti sayuran, buah-buahan atau daging tanpa lemak.
Salah satu olahraga singkat yang bisa Anda lakukan baik di sela-sela melakukan pekerjaan ataupun di rumah yaitu melakukan teknik pernapasan dalam. Teknik ini berguna meningkatkan aliran oksigen yang masuk ke sel otak. Dengan melakukan teknik ini, tekanan pada otak akan menjadi lebih ringan hingga membuat Anda dapat berpikir lebih jernih.
Caranya bisa dilakukan dalam posisi duduk bersila ataupun berbaring. Selanjutnya tutup kedua mata Anda dan bayangkan Anda sedang berada di tempat favorit atau tempat yang nyaman contohnya di pantai ataupun pegunungan. Tarik napas secara perlahan kemudian keluarkan secara perlahan juga. Lakukan hal ini selama 5 sampai 10 menit.
Itulah beberapa strategi yang bisa dilakukan dalam mengatur waktu lebih efektif untuk menghindari stres. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisa membantu Anda mengatur waktu dalam melakukan pekerjaan. Selamat mencoba.